Regeringen presenterade den 19:de januari i år ett nytt lagförslag om att avskaffa kravet på bevarande av räkenskapsinformation i original. Tanken är att förslaget ska träda i kraft första juli. Det skulle innebära att företag inte längre är skyldiga att spara information så som kvitton eller fakturor i dess ursprungliga form och kan därför förlita sig helt på digitala kopior.
Det nuvarande regelverket kräver att original på räkenskapsinformationen ska hållas tillgängligt av företag i nästan tre år och detta gäller även om underlaget finns som digital kopia. Med de nya reglerna skulle det bara vara krav på att spara originalen till dess att det skapats en digital kopia. Enligt regeringens pressmeddelande skulle det här innebära att företag kan spara både tid och pengar som idag går åt att underhålla regelriktighet. I samma pressmeddelande presenteras det även att svenska företag uppskattas spara 3,9 miljarder kronor varje år tack vare denna digitalisering.
Dagens regelverk överkomplicerar redovisning
Jag delar åsikten att det idag krävs oerhört mycket av företagen för att administrera, hantera och lagra räkenskapsinformation i pappersform. Det är svårt att få till detta på ett sätt som är begripligt och effektivt eftersom arbetet är repetitivt och tidskrävande. När exempelvis kvitton ska arkiveras så måste ekonomiavdelningen sortera dem kronologiskt, ofta häfta dem på ett papper med rätt passform för en pärm och sedan lösa förvaringsfrågan. Många ekonomiavdelningar idag har gått över till att primärt jobba digitalt och det försvårar saken ytterligare när analogt arbete och arkivering ska blandas in.
Det är dock viktigt att poängtera att dessa regler kommer från ett behov av att motverka ekobrott och därför är det nödvändigt att lagstiftningen sker på ett betänksamt sätt. Om en ny lag träder i kraft utan att potentiella konsekvenser tas i akt, kan det öppna dörrarna för fusk. Jag anser att det är kritiskt att hitta en balans där bördan på seriösa företag inte blir för stor till följd av att en minoritet ställer till med problem. Idag är det obalans.
Förslaget grundar sig delvis i en utredning från 2021 där en av de möjliga negativa konsekvenserna för att ta bort kravet på bevarande av pappersmaterial med räkenskapsinformation är att materialet kan manipuleras digitalt och det finns då ingen möjlighet att kontrollera uppgifterna. Det här och de andra potentiella negativa konsekvenserna bemöts i utredningen som små problem utan betydelsefulla följder. Det finns alltså, enligt min mening, ingen egentlig anledning till att dagens regelverk ser ut som det gör och därför välkomnar jag förslaget.
Hur svenska företag förhoppningsvis kan jobba framöver
När ekonomiavdelningar inte behöver ödsla tid och resurser på att hantera fysiska fakturor eller kvitton, så kan de i stället använda dem till att skapa värde för organisationen. Att ha möjligheten att fokusera på det som är viktigt för att driva företaget framåt är en mycket mer givande aktivitet. I en undersökning genomförd av Pleo där 500 beslutsfattare blev tillfrågade om deras syn på digitaliseringen och dess påverkan på deras organisationer, svara endast 7 procent att det har haft en negativ betydelse. Som jag ser det är digitalisering inte ett alternativ utan en naturlig utveckling som företag, branscher och hela länder måste anamma för att förbli konkurrenskraftiga och bryta ny mark.
I dagsläget kan de administrativa resurser som krävs för att underhålla sin regelrättighet, hålla tillbaka företag från att tränga igenom och utvecklas. Marknaden har varit redo för den här övergången i flera år nu tack vare framstegen som gjorts inom fintech. Som exempel på detta har vi på Pleo utvecklat en tjänst för att enkelt skanna in kvitton och förvara dem digitalt. Det här tillåter företag att hålla koll på utlägg och redovisa dem på ett effektivt sätt. Idag är det dock så att det fysiska kvittot fortfarande måste arkiveras, men med det nya lagförslaget så skulle det inte vara längre vara nödvändigt.
Den här typen av digitalisering, och därmed modernisering, av hur bokföring får gå till hjälper även fintechbranschen att vidareutveckla sina tjänster. Det uppstår därför en god cirkel där fintechföretag bättre kan stötta sina kunder och därför kan företagen stötta fintechföretagen mer. Dessa nya lagförslag som underlättar för alla inblandade och driver innovation är precis vad svensk ekonomi behöver för tillväxt.
Disclaimer: Marcus Granström, SVP Product på Pleo, har författat denna krönika för publicering i Finanstid. Påståenden och åsikter är krönikörens egna.
