Nära åtta av tio svenska företag (79 procent) använder sig av elektronisk fakturering, enligt en färsk undersökning utförd av Mantap på uppdrag av Pagero. Trots det stora antalet företag som har anammat e-faktura, påpekar studien att många företag fortfarande hanterar en betydande mängd PDF- och pappersfakturor. Denna blandning av olika faktureringsmetoder minskar de potentiella effektivitetsvinsterna som helt digitaliserade flöden kan erbjuda.
Blandade fakturaflöden minskar effektiviteten
Undersökningen, som inkluderade svar från över 300 företag vars respondenter är involverade i beslutsfattandet kring fakturahantering, visar att även om en stor majoritet av företagen använder sig av e-faktura, så har många kvarstående flöden av PDF- och pappersfakturor. Denna situation leder till att de effektivitetsvinster som kan uppnås genom full digitalisering delvis går förlorade.
”Att fortsätta med gamla faktureringsmetoder vid sidan av e-faktura äter upp de fördelar som digitaliseringen för med sig. Det finns en stor potential för förbättring hos många företag,” förklarar Joakim Hahne, regionchef för norra Europa på Pagero.
Motstånd mot förändring
Trots erkännandet av de fördelar som e-fakturering medför, uppger studien att företagens största utmaningar med att genomföra en fullständig övergång till digitala faktureringsmetoder inkluderar tid, prioriteringar, kostnader och begränsningar i befintliga system. ”Det är tid och kostnader som pekas ut som de största hindren, men paradoxalt nog är det just dessa aspekter som kan förbättras mest genom digitalisering och automatisering,” säger Hahne.
Fördelarna med e-faktura
Flera företag som redan har genomfört en fullständig övergång till e-fakturering vittnar om dess fördelar. På klimatkontrollföretaget Munters framhåller Katarina Rhodin, Global Process Architect Finance, att övergången till e-faktura har lett till betydligt mindre manuellt arbete och ökad kontroll över varje fakturas status. Dessutom bidrar e-faktura till bättre underlag för kassaflödesanalys och optimering av sysselsatt kapital.
Swedavia, som styr över Sveriges flygplatser, har också sett stora fördelar med e-faktura, inte minst vad gäller minskade kostnader för kuvert och porto samt en minskad miljöpåverkan. ”Ökad kontroll och säkerhet är kanske den största vinsten,” säger Klara Bodin, ekonom på Swedavia.
Framtidens krav
Med EU-kommissionens förslag från december 2022 om att göra e-fakturering obligatorisk för gränsöverskridande transaktioner mellan företag inom EU, är det troligt att Sverige snart kommer att se liknande lagkrav. ”Svenska företag har mycket att vinna på att förbereda sig för dessa förändringar,” avslutar Hahne.
Att omfamna digitalisering och automatisering av fakturaflöden är inte bara en fråga om att följa framtida lagkrav, utan också en möjlighet att realisera betydande effektivitetsvinster och kostnadsbesparingar. Med tanke på de pågående förändringarna i den digitala ekonomin är det avgörande för svenska företag att inte bara adoptera e-faktura utan att också fullt ut integrera dessa system för att maximera de potentiella vinsterna.
